Comment réussir toutes ses lettres ? (formelles ou non !)

Ecrire une lettre est un vrai art, où l’auteur se doit de respecter une certaine structure voire même un certain vocabulaire selon les circonstances et les destinataires. C’est une compétence indispensable ! Laissez-nous vous guider dans la rédaction de vos courriers. Dans cet article, nous vous détaillons les différents types de lettres et les codes qui leur correspondent.  

Quel est l’intérêt de savoir bien écrire une lettre ?  

À l'ère du digital, il est très facile de penser que l’écriture de lettres, de quelque nature qu’elles soient, appartient à un passé révolu. Pourtant, même si nous écrivons moins à la main, la rédaction de lettres reste essentielle tout au long de notre vie : 

●  Dans le cadre scolaire, au lycée déjà on ne compte plus les lettres de candidature à déposer sur Parcoursup pour trouver une nouvelle école, puis dans le supérieur, c’est le tour aux lettres de motivation pour un stage ou un job étudiant ! 

●  Au travail, des lettres ont en écrit tout le temps : que ce soit pour manifester sa motivation pour un nouveau poste, dans le cadre d’une recommandation et bien d'autres courriers professionnels… 

●  Dans la vie civile et administrative, pour la rédaction d'une lettre de clôture de compte bancaire, de résiliation, ou autres documents officiels.

●  Sans oublier les lettres d’amour ou les cartes postales qui continuent de faire plaisir à nos amis, nos proches… 

Savoir comment écrire une lettre, en respectant la politesse et en évitant les fautes d’orthographe, est donc une compétence indispensable. Dans cet article, nous vous avons préparé  un guide de rédaction de vos différents courriers, en vous expliquant les formules de politesse et les codes attendus par tout destinataire, pour vous assurer que votre texte soit bien reçu.

Les différents type de lettres professionnelles et administratives 

Maîtriser l'art d'écrire une lettre professionnelle ou administrative est une compétence incontournable dans la vie en entreprise et les institutions. Chaque lettre a un objectif précis, qu'il s'agisse de demander un service, de présenter une requête, de répondre à une demande ou de transmettre des informations essentielles. Selon sa fonction, le contenu et la mise en forme de la lettre devront être adaptés. Avant de rédiger, il est crucial de déterminer à quelle catégorie de courrier elle appartient. Qu’il s’agisse d’une lettre de motivation, d’un message formel, ou d’un autre texte, une rédaction soignée, sans fautes d’orthographe et avec les formules de politesse appropriées, garantit une communication claire et efficace avec votre destinataire.

Les lettres de motivation 

La lettre de motivation reste un élément crucial dans le processus de recrutement, que ce soit pour un stage, une alternance ou un emploi. Au même titre que le curriculum vitæ, elle joue un rôle essentiel dans la sélection des candidats. Que vous soyez étudiant, jeune diplômé ou professionnel avec plusieurs années d'expérience, savoir rédiger une lettre de motivation est indispensable à chaque étape de votre parcours.

Cependant, l’écriture d’une telle lettre peut s'avérer complexe, souvent synonyme de multiples révisions. C’est pourquoi il existe de nombreux modèles et exemples disponibles en ligne. Si vous envisagez de postuler à une offre ou d'envoyer une candidature spontanée, n'hésitez pas à télécharger des exemples de lettres de motivation pour vous aider à démarrer.

Rédiger une lettre de motivation efficace demande du temps, de la réflexion, et surtout de la cohérence. Cela peut devenir rapidement difficile, notamment lorsque vous devez postuler à plusieurs offres en même temps. Une personnalisation minutieuse de votre lettre vous permettra de vous démarquer des autres candidats.

Adapter votre lettre de motivation au projet de l’entreprise est essentiel, surtout pour une candidature spontanée. Renseignez-vous sur l’entreprise via son site web ou LinkedIn pour mieux comprendre ses besoins et ses valeurs. Cette démarche prouve votre sérieux et votre intérêt pour le poste, ce qui peut faire la différence aux yeux du recruteur.

La méthode VMN (Vous, Moi, Nous) est une approche structurée qui permet de rédiger une lettre de motivation logique et percutante :

●  V pour Vous : Parlez de l’entreprise, de ses spécificités.

●  M pour Moi : Mettez en avant vos compétences, vos qualités et vos expériences.

●  N pour Nous : Expliquez comment vous et l’entreprise pouvez mutuellement bénéficier de cette collaboration.

Cette structuration vous aide à conclure de manière pertinente, en récapitulant les points clés abordés. Démontrer votre capacité à mener des projets, même modestes, est un atout majeur pour les recruteurs. Cela témoigne de votre curiosité, de votre débrouillardise et de votre créativité, des compétences très prisées sur le marché du travail.

Bien que les diplômes soient toujours valorisés, surtout dans les grandes entreprises, montrer que vous avez pris des initiatives et développé des compétences par vous-même peut grandement renforcer votre candidature. Une lettre de motivation bien structurée et sans fautes d’orthographe, avec des formules de politesse adéquates, peut être un gage de succès.

Pour renforcer votre lettre, recherchez des informations précises sur le poste et l’entreprise. Posez des questions pertinentes au recruteur pour adapter au mieux votre candidature. Adopter une mise en page claire, avec des paragraphes courts et une seule police, rendra votre texte plus agréable à lire. Le dernier paragraphe de votre lettre doit être aussi percutant que le premier, car c'est souvent lui qui laisse la dernière impression.

En résumé, exprimez votre gratitude, montrez votre enthousiasme pour le poste, et mettez en avant la valeur que vous apporterez à l’entreprise. Utilisez une formule de politesse professionnelle pour conclure, comme « Sincèrement » ou « Cordialement », suivie de votre signature. Ces éléments sont essentiels pour que votre lettre de motivation se distingue parmi les autres candidatures.

Les lettres de recommandation

La lettre de recommandation est un document clé, utilisé aussi bien pour recommander une personne dans un cadre professionnel que pour des démarches civiles, comme louer un appartement ou adopter un animal. Écrite par un employeur ou un manager, cette lettre met en avant les compétences, la performance et les qualités humaines d’un collaborateur, renforçant ainsi sa motivation à obtenir un nouveau poste.

Bien que non obligatoire, la rédaction d’une telle lettre témoigne de la reconnaissance pour le travail accompli et ajoute de la valeur à une candidature en appuyant le CV et la lettre de motivation. Pour qu’elle soit efficace, il est essentiel que le contenu soit authentique et précis, basé sur des exemples concrets. Trop de flatterie ou des éloges non justifiés peuvent nuire à la crédibilité du courrier.

Avant de rédiger une lettre de recommandation, assurez-vous d'avoir suffisamment de connaissances sur le candidat pour pouvoir personnaliser votre message. Adaptez le texte en fonction des attentes spécifiques du poste visé, en tenant compte des informations présentes dans l’offre d’emploi et le CV. Une relecture attentive pour éliminer les fautes d'orthographe est également indispensable pour garantir la qualité de votre écriture.

Que vous écriviez une lettre pour un emploi, une formation ou un client, chaque document doit inclure une introduction sur votre identité et votre relation avec le demandeur, un aperçu des compétences clés, une anecdote pertinente, et une conclusion affirmant pourquoi la personne recommandée serait un atout pour le recruteur. N’oubliez pas d’y apposer votre signature manuscrite pour accréditer la recommandation.

La lettre de démission

Écrire une lettre de démission est une étape clé pour formaliser votre départ d'un poste. Ce courrier formel est adressé à votre supérieur hiérarchique pour déclencher la procédure de départ. Il est essentiel d’y inclure la date exacte, car celle-ci détermine le début de votre préavis. La rédaction doit être claire et sans fautes d’orthographe, avec une formule de politesse appropriée pour clôturer votre message. Veuillez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont présentes afin que la transition se fasse en toute assurance et dans le respect des règles de l'entreprise.

La lettre de résiliation ou de réclamation. 

Que vous souhaitiez mettre fin à votre abonnement internet ou demander un remboursement pour un produit défectueux, il est certain que vos demandes auront plus de chances d’être prises en considération si vous utilisez une formule soignée et des modèles en français. En effet, une lettre écrite avec des sentiments formels et une expression claire, datée et signée de manière appropriée, dans une enveloppe fenêtrée, donnera à votre destinataire l’assurance que votre demande est sérieuse. 

Nos astuces pour rédiger un document professionnel  

Chaque lettre, qu’elle soit destinée à un supérieur hiérarchique ou à une personne dont vous attendez une réponse, doit respecter des codes spécifiques pour atteindre son objectif. La mise en forme d’une lettre est cruciale : le contenu comme la présentation doivent être irréprochables. La structure d’une lettre formelle en français se divise en trois parties principales :

L’en-tête : Il s’agit des informations destinées à contextualiser votre message pour le destinataire. Commencez par inscrire vos coordonnées en haut à gauche, incluant votre prénom, nom précédé de "Monsieur" ou "Madame", suivis de votre fonction, entreprise (le cas échéant), et adresse. À droite, après avoir sauté une ligne, inscrivez les informations du destinataire : nom, entreprise, et adresse. Enfin, mentionnez le lieu et la date d’écriture de la lettre à droite, sans oublier l’année. 

Le corps du texte : C’est ici que vous développez votre message. Une entrée en matière directe, mais courtoise, est recommandée. Par exemple : "Suite à notre entretien, je vous écris pour…". Structurez ensuite votre texte en paragraphes pour une lecture fluide, en veillant à la clarté de vos propos et à l’orthographe.

Les formules de politesse : Terminez toujours par une salutation adaptée. La formule dépend de la relation avec le destinataire et peut aller de l’assurance à l’expression des sentiments. Pour les formules les plus courantes : "Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées."

Comment écrire des lettres informelles ?

La vie ne se limite pas aux obligations professionnelles et administratives. Pour cette raison, nous vous proposons quelques conseils pour rédiger des lettres plus personnelles, comme une carte postale ou une lettre d'amour.

Carte postale et lettre d'amour

Déclarer votre amour doit venir du cœur, mais nous pouvons vous guider pour que votre message soit bien reçu. Les règles formelles des courriers professionnels ne s'appliquent pas ici : oubliez l'en-tête et l'objet, et optez pour une approche plus décontractée. Toutefois, conservez l’habitude d’inscrire le lieu et la date en haut à droite, car cela ajoute une touche poétique tout en étant pratique pour le destinataire en cas de retard de la poste.

Si vous choisissez d’écrire à la main, veillez à soigner votre écriture : un texte lisible est essentiel pour que votre destinataire puisse apprécier pleinement vos mots.

Terminez toujours par une salutation et votre signature : “Avec tout mon amour”, “bien amicalement”, “bisous tous doux”... laissez libre cours à votre imagination ! 

Comment poster correctement une lettre ou une carte postale ? 

Pour que votre lettre ou carte parvienne à son destinataire, il est essentiel de respecter certaines règles lors de l'envoi. Que ce soit sur une enveloppe fenêtrée ou une carte postale, inscrivez l’adresse de manière lisible sur trois ou quatre lignes, à droite. Assurez-vous que la ville, après le code postal, soit en majuscules, tout comme le nom du pays. Si vous envoyez une lettre depuis l'étranger pour la France, le nom du pays doit être écrit dans la langue (Italia si la carte est envoyée depuis l'Italie par exemple.)